Peppolfaktura

Vad är Peppol-fakturor?

Peppol-fakturor är ett standardiserat sätt att skicka och ta emot fakturor elektroniskt. Systemet används för att förenkla och effektivisera fakturahantering mellan företag och myndigheter i hela Europa, inte minst i Sverige. Peppol gör det möjligt att skicka fakturor direkt mellan affärssystem utan att behöva skriva ut, e-posta eller skanna dokument.

Peppol är en förkortning av Pan-European Public Procurement OnLine och är ett nätverk med öppna standarder som gör det möjligt att utbyta affärsdokument som fakturor, inköpsorder och kreditmeddelanden.

Varför används Peppol?

Traditionella fakturor, såsom pappersfakturor eller PDF-fakturor via e-post, kräver ofta manuell hantering. Det innebär risk för fel, fördröjningar och extra administrativa kostnader.

Med Peppol digitaliseras hela processen:

  • Fakturor skickas direkt från avsändarens system till mottagarens system.
  • Mottagaren kan automatiskt läsa in fakturan och vidarebehandla den i sitt ekonomisystem.
  • Mindre risk för felaktigheter och snabbare betalningsprocesser.

Peppol används idag av både privata företag och offentliga organisationer. Särskilt inom offentlig sektor är det ett krav på att kunna ta emot elektroniska fakturor via Peppol.

Så fungerar Peppol-nätverket

Peppol bygger på ett nätverk med Access Points. En Access Point är en tjänst som skickar och tar emot Peppol-meddelanden åt dig. Du behöver som företag koppla ditt ekonomisystem till en Access Point för att kunna skicka eller ta emo t Peppol-fakturor.

  1. Du skapar en faktura i ditt ekonomisystem.
  2. Fakturan omvandlas till ett standardiserat Peppol-format (oftast UBL).
  3. Fakturan skickas via din Access Point ut i Peppol-nätverket.
  4. Mottagarens Access Point tar emot fakturan och levererar den till mottagarens system.

Detta gör att du kan skicka fakturor till företag eller myndigheter som använder helt andra system än du själv.

Vad behövs för att skicka Peppol-fakturor?

För att komma igång med Peppol behöver du:

  • Ett organisationsnummer eller VAT-nummer.
  • Ett Peppol-ID som identifierar dig i nätverket.
  • En Access Point-leverantör som hanterar utskick och mottagning.

Många ekonomisystem och fakturaportalleverantörer har färdiga lösningar för Peppol-utskick. Det går också att välja en fristående Peppol-leverantör om ditt system inte har inbyggt stöd.

Fördelar med Peppol-fakturor

Peppol ger flera konkreta fördelar jämfört med traditionell fakturahantering:

  • Automatiserad och strukturerad fakturahantering.
  • Färre fel vid dataöverföring.
  • Snabbare hantering hos mottagaren.
  • Standardiserat format som accepteras av många ekonomisystem.
  • I många fall ett krav vid fakturering till offentlig sektor.

Peppol-standarder och format

Peppol använder öppna standarder för att säkerställa att system från olika leverantörer kan kommunicera med varandra. Det vanligaste formatet för fakturor är UBL (Universal Business Language) som är anpassat för e-fakturering.

Standarden reglerar både hur fakturans struktur ser ut och hur den tekniskt ska skickas över nätverket.

Peppol och lagkrav

I Sverige ställer många offentliga upphandlande myndigheter krav på att leverantörer ska kunna skicka elektroniska fakturor via Peppol. Det innebär att du som leverantör behöver ha behörighet att skicka Peppol-fakturor när du fakturerar kommuner, regioner och statliga verk.

För information om krav vid offentlig fakturering finns mer att läsa hos SKR – Sveriges Kommuner och Regioner på https://skr.se/ (sök efter e-faktura/Peppol).

Vanliga frågor om Peppol

Vad kostar det att använda Peppol?

Kostnaden varierar beroende på vilken leverantör du väljer för din Access Point. Vissa ekonomisystem inkluderar Peppol-stöd i sin ordinarie service medan fristående Access Points kan ha separata avgifter.

Kan jag skicka Peppol-fakturor till utlandet?

Ja. Eftersom Peppol är ett europeiskt nätverk kan du i de flesta fall skicka fakturor till mottagare i andra länder som använder Peppol.

Är Peppol samma sak som e-faktura i BankID-portalen?

Nej. Bankernas e-faktura är en separat tjänst för konsumenter. Peppol är en standard för affärsfakturor mellan företag och myndigheter.

Länkar och resurser